プライバシーポリシー

バーチャルオフィスBIZ（以下「弊社」といいます。）は、「個人情報の保護に関する法律」に基づき、お客様の個人情報の適正な取扱いについて、次の通りプライバシーポリシーを定め、お客様の個人情報の保護に取り組んでまいります。

 

弊社は、個人情報の保護に関する関係諸法令、個人情報保護委員会のガイドライン、及びこのプライバシーポリシーを遵守します。

 

弊社は、利用目的の達成に必要最小限度の個人情報を、適正かつ公正な手段によって取得し、また利用目的の達成に必要な範囲内で、適正に利用します。

 

弊社は、お客様の個人情報を次のような目的に利用します。

 

弊社の提供する商品・サービスをご利用いただくため

お客様からのお問合せに対応するため

お客様との取引に関する連絡を行うため

お客様との取引に関する事務手続を行うため

取得したお客様の属性情報、契約情報、商品・サービスの利用情報等を分析することによって、弊社が提供する商品・サービスの改善、広告・マーケティングの効果促進、新規商品・サービスの開発等に係る検討及び研究を行うため

弊社サービスの不正利用防止のため

提携企業が提供するサービスをご利用いただく目的で、当該提携企業への個人情報の第三者提供を行うため

上記に関連する利用のため

 

弊社は、第三者から個人関連情報の提供を受け、弊社が保有する個人データと紐付けることによって、ご本人が識別される個人データとして取得する場合があります。この場合、上記「３．個人情報の利用目的」に掲げる利用目的の範囲内で利用いたします。

 

弊社は、お客様の個人情報を正確かつ最新の内容となるよう努めます。また、お客様の個人情報の漏えい等を防止するため、次のとおり、必要かつ適切な安全管理措置を実施するとともに、従業者、および委託先の適切な監督を行ってまいります。

 

・個人情報の適正な取扱いの確保のため、このプライバシーポリシーを策定しております。

個人情報等の取扱いに係る規律の整備

・個人データの基本的な取扱方法を社内規程に定めております。

組織的安全管理措置

・個人情報保護に係る責任者を設置しております。

・万が一、漏えい等事案が発生したときに備え、漏えい等事案に関する責任者を定め、事実関係の調査、原因の究明、再発防止策等の策定、個人情報保護委員会等への報告、ご本人への通知を行う手順を策定しております。

人的安全管理措置

・従業者の入社時に個人情報の秘密保持に関する誓約書の提出を求めております。

・個人情報の取扱いに関する事項について、従業者に定期的に研修等を実施しております。

物理的安全管理措置

・個人情報を含む媒体の盗難等を防止するために適切な管理を行っております。

技術的安全管理措置

・個人情報の取扱範囲を限定するために適切なアクセス制御を行っております。

・個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス等を防止するための適切な措置を講じております。

外的環境の把握

・弊社では個人情報等の一部についてクラウドサービスを利用して保管しております。当該クラウドサービスのデータセンター所在地は、アメリカ、チリ、アイルランド、オランダ、デンマーク、フィンランド、ベルギー、シンガポール、台湾にあります。弊社は、当該クラウドサービスの利用契約を確認の上、これらの国・地域における個人情報保護法制を把握するよう努めております。

 

弊社は、次のいずれかに該当する場合を除き、お客様の個人情報を第三者に開示、提供することはありません。なお、業務委託先についてはこの第三者提供に該当するものではなく、弊社は当該業務委託先がこのプライバシーポリシーに従いお客様の個人情報を管理するよう、管理、監督をするものとします。

 

法令等に基づく場合

あらかじめご本人の同意を得た場合

下記8．の共同利用者に提供する場合

提携企業が提供する次のサービスをご利用いただく目的で、書面又は電磁的方法により、当該提携企業へ個人情報を第三者提供する場合

 

【対象サービス一覧】

・クラウド会計ソフト「MFクラウド」

（提供先）マネーフォワード株式会社

（提供する場合）お客様がクラウド会計ソフト「MFクラウド」の利用申込みをした場合

（提供の目的）クラウド会計ソフト「MFクラウド」の提供のため

（提供する個人情報の項目）氏名、メールアドレス、その他サービスの申込み時に提供いただいた情報

 

・クラウド会計ソフト「freee会計」

（提供先）freee株式会社

（提供する場合）お客様がクラウド会計ソフト「freee会計」の利用申込みをした場合

（提供の目的）クラウド会計ソフト「freee会計」の提供のため

（提供する個人情報の項目）氏名、メールアドレス、その他サービスの申込み時に提供いただいた情報

 

・クラウドコンピューティング「Google Workspace」

（提供先）Google LLC

（提供する場合）お客様がクラウドコンピューティング「Google Workspace」の利用申込みをした場合

（提供の目的）「Google Workspace」サービスの提供のため

（提供する個人情報の項目）氏名、メールアドレス、その他サービスの申込み時に提供いただいた情報

 

・ドメイン「お名前.com」

（提供先）GMOインターネットグループ株式会社

（提供する場合）お客様が「お名前.com」の利用申込みをした場合

（提供の目的）「お名前.com」サービスの提供のため

（提供する個人情報の項目）氏名、メールアドレス、その他サービスの申込み時に提供いただいた情報

 

弊社は、お客様の個人情報の適正な取扱いを図るため、プライバシーポリシーの適宜見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。

 

弊社は、次の通り、お客様に係る個人データを共同利用することがあります。

 

共同利用される個人データの項目：

氏名、生年月日、住所、電話番号、メールアドレス、職業、その他の会員情報を共同利用いたします。

 

共同利用する者の利用目的：

上記「3. 個人情報の利用目的」に定める利用目的のうち、必要な範囲内で、厳格な情報管理のもとに利用させていただきます。

 

弊社は、お客様に係る保有個人データ等に関して、お客様から開示等の請求等（利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等、第三者への提供の停止）のお申し出があった場合には、お客様ご本人であることを確認させていただき、適切かつ迅速な回答に努めてまいります。

 

具体的な手続き方法は次の通りです。

 

弊社が有する保有個人データのご本人は、当該保有個人データについて、次の請求を行うことができます。

・利用目的の通知

・開示

・訂正等

・利用停止等

・第三者への提供の停止

請求方法

下記10．の連絡先にお申し出ください。

本人確認の方法

弊社所定の方法により、ご本人であることを確認させていただきます。

開示手数料

1,100円（税込）

ただし、実費が上記金額を超過する場合、または請求内容が通常と異なり、調査や回答に一定の時間や作業を要する場合は、別に実費と手数料に相当する額をお支払いいただきます。

回答方法

ご本人様又は代理人によるご請求いずれの場合も、次のいずれかの方法により回答いたします。

１ 回答内容に関する電磁的記録を、弊社に登録された電子メールアドレス宛の電子メールに添付して送信する方法

２ ご本人様のご登録住所宛に回答内容を記載した書面を郵送する方法

※手数料は、利用料金と併せて徴収します。

※ご本人が弊社の会員でない場合、郵券または定額小為替によりお支払いいただきます。

※代理人による請求の場合、本人の請求があること、代理人が代理権限を有することを確認するため、「個人情報の開示等請求書」「委任状」及び「委任状に押印した印に係る印鑑登録証明書」をご提出いただきます。

※代理人を通じて開示請求を行った場合、原則としてご本人に対して回答させていただきます。

※利用停止等の請求は、弊社がご本人の個人情報を利用目的外に利用している場合、及び不正に取得した場合、違法又は不当な行為を助長し又は誘発するおそれがある方法で利用した場合、保有個人データを弊社が利用する必要がなくなった場合、保有個人データの漏えい等が生じた場合、その他、保有個人データの取扱いによりご本人の権利利益が害されるおそれがある場合に行うことができます。また、第三者提供の停止は、弊社がご本人の個人情報をご本人の同意を得ることなく第三者に提供している場合、本人の同意なく外国にある第三者に提供した場合、保有個人データを弊社が利用する必要がなくなった場合、保有個人データの漏えい等が生じた場合、その他、保有個人データの取扱いによりご本人の権利利益が害されるおそれがある場合に行うことができます。ご請求に応じられない場合があることを、あらかじめご了承ください。

 

弊社は、お客様からいただいた個人情報に関するお問い合わせ及び苦情に対し迅速かつ誠実な対応に努めてまいります。お問い合わせフォームよりお申し出ください。

 

弊社は、このプライバシーポリシーに関して、法令等の変更その他必要が生じた場合、民法第548条の4の規定に基づき改定することがあります。改定を行う旨及び改定後の規定並びにその効力発生時期は、事前にお客様に周知します。

(*)財務諸表等の用語、様式及び作成方法に関する規則第8条第3項に定義される子会社及び同条・第5項に定義される関連会社をいいます。

 

弊社では、広告配信の効率化、ウェブサイトの利便性向上等を目的として、Cookieを利用した分析、コンテンツ配信を行っています（Cookieとは、お客様のサイト訪問履歴情報をお客様の端末に保存する技術であり、個人を特定・識別できる情報は含まれておりません。）。

 

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